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Documentation

Tout ce que vous devez savoir sur le module Planner — Réunions, Rappels et Capture.

Aperçu

Le module Planner vous aide à gérer les suivis de réunion, envoyer les rappels de confirmation aux participants et capturer rapidement les tâches — tout connecté à votre Calendrier Google.

Trois outils

Réunions — examiner les notes et extraire les tâches | Rappels — flux de confirmation automatisé | Capture — création rapide de tâche via ⌘K

Réunions

Examiner les notes de réunion de Google Meet, extraire les éléments d'action et les envoyer comme tâches à votre base de données.

  1. 1

    Synchroniser depuis Calendrier Google

    Connecter votre compte Google et sélectionner un calendrier. Le système récupère les réunions avec les notes Google Docs attachées (fenêtre de lookback: 72 heures par défaut).

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    Examiner les notes de réunion

    Les réunions en attente apparaissent en haut. Chaque carte montre le titre nettoyé, la date, les liens vers le Doc original, et les tâches extraites.

  3. 3

    Configurer les tâches

    Pour chaque tâche extraite: basculer inclure/ignorer, éditer le nom, définir l'assigné, le relecteur, la priorité, le type de tâche, la date d'échéance et le projet.

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    Envoyer les tâches

    Cliquer envoyer — les tâches sélectionnées sont créées dans votre base de données avec tous les champs mappés. Les tâches échouées sont signalées avec une bannière d'erreur.

Opérations en masse

  • Assigner toutes les tâches à la même personne, relecteur ou projet
  • Basculer "Afficher les projets terminés" pour filtrer les projets terminés
  • Actualiser le cache (projets, utilisateurs, types de tâches)

Les réunions peuvent auto-lier aux contacts CRM en correspondant les adresses email des participants. Vous pouvez également créer un nouveau prospect CRM à la volée pendant l'examen.

Meetings Setup

Google Calendar

  • Connect via OAuth — select the calendar to sync from
  • Enter your name (used to identify your tasks in notes)

Tasks integration

  • Token — integration secret for your tasks database
  • Tasks Database ID — where meeting tasks are created
  • Projects Database ID — optional, for linking tasks to projects
  • Meetings Database ID — optional, creates a meeting record with title, date, and client
  • CRM Email Property — maps attendee emails to CRM contacts

Field mapping

Map UCA task fields (name, status, assignee, priority, type, due date) to your database properties. This ensures tasks are created with the correct property types.

Rappels

Système automatisé de confirmation de réunion. Envoie deux vagues de rappels (email puis WhatsApp), suit les confirmations et auto-annule les réunions non confirmées.

Flux

En attente → Email envoyé → WhatsApp envoyé → Confirmé / Auto-annulé

Reminder Status Flow
pendingReminder created, waiting for scheduled send time
first_sentFirst email sent — waiting for second reminder window
second_sentWhatsApp sent — countdown to auto-cancel starts
confirmedAttendee confirmed attendance via confirmation link
auto_cancelledDeadline expired without confirmation — auto-cancelled
cancelledManually cancelled by user
meeting_cancelledOriginal calendar event was deleted

When a reminder reaches "second_sent", a live countdown timer shows how much time remains before auto-cancellation. The timer changes colour from normal to orange (warning) to red (urgent).

Dual-Channel Messaging

Reminders use a two-step escalation: email first, then WhatsApp.

1st — EmailSent at the configured first delay before the meeting (default: 48h)
2nd — WhatsAppSent at the second delay after first reminder (default: 24h before meeting)

WhatsApp requires a phone number. Attendees without a phone number will only receive email reminders. An alert is shown: "No phone — WhatsApp unavailable".

Reminder Timing

Configure how far in advance reminders are sent and when auto-cancellation kicks in.

Sync windowHow far ahead to look for upcoming meetings (default: 72h)
First delayHours before meeting to send first email (default: 48h)
Second delayHours before meeting to send WhatsApp (default: 24h)
Confirm deadlineHours after second reminder to auto-cancel (default: 6h)
Send timeDaily time to execute scheduled reminders (default: 09:00)
TimezoneFor scheduling (default: Europe/Paris)
Exclusions & Bans

Control which meetings and attendees receive reminders.

Banned events

Ban a recurring meeting to stop all future reminders for it. Useful for internal standups or recurring 1:1s that don't need confirmation. Bans can be added from any reminder card or managed in Settings.

Excluded emails

Add individual email addresses to never send reminders to. Useful for team members or attendees who have opted out. Manage the list in Settings.

Capture

Création de tâche rapide et pilotée au clavier. Appuyer sur ⌘K n'importe où dans l'application, taper une tâche et elle est créée instantanément.

  1. 1

    Ouvrir Capture

    Appuyer sur ⌘K n'importe où dans la barre latérale. La modalité de capture apparaît.

  2. 2

    Taper votre tâche

    Entrer le titre de la tâche et appuyer sur Entrée. En mode rapide, la tâche est créée immédiatement avec les valeurs par défaut.

  3. 3

    Optionnel: définir les détails

    En mode complet, vous êtes invité pour l'assigné, la catégorie et la priorité avant la création.

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    Terminé

    Une animation de succès confirme que la tâche a été créée. La tâche apparaît dans votre base de données.

Capture Modes

Control how much detail you provide when capturing tasks.

Fast modePress Enter → task created instantly with default category, priority, and assignee
Fiesta modeAfter entering a title, step through assignee → category → priority before creating

Shift key behaviour

  • Hold — hold Shift to toggle fiesta mode for this capture
  • Toggle — press Shift once to switch mode for this capture
  • Always — always prompt for all fields

If only one option exists for a step (e.g. one category), that step is skipped automatically. Tasks can also be marked as "Weekly" to create a recurring version.

Recent Captures

The last 5 captured tasks are displayed for quick reference, showing:

  • Task title and assignee (with emoji)
  • Category and priority pills (colour-coded)
  • Time since capture (just now / 5m ago / etc.)
  • Direct link to the task
Capture Setup

Database connection

  • Integration token
  • Target database ID for tasks

Property mapping

  • Title — usually "Name"
  • Category — select property for categorising tasks
  • Priority — select property for priority levels
  • Assignee — select property for people
  • Reviewer — optional second person field
  • Weekly — checkbox for recurring tasks

People management

Add team members with a custom emoji and display name. Mark yourself with the "Is me" flag. You can also import attendees from recent meetings automatically.

Cross-Feature Integration

Shared Google Calendar

Meetings and Reminders use the same Google Calendar connection. Connect once in either feature's settings.

Task databases across features

All three features write to task databases, each to a different one: Meetings → Tasks DB, Reminders → via email templates, Capture → Capture DB.

People sync

Capture's people list can be auto-imported from meeting attendees, saving manual setup.

Flux de travail courants

Après une réunion client

1. Ouvrir Réunions → synchroniser depuis Calendrier Google
2. Examiner la carte de notes de réunion
3. Lier au contact CRM (ou créer nouveau)
4. Configurer les tâches extraites (assigné, priorité, projet)
5. Envoyer les tâches → elles apparaissent dans votre board

Configuration des confirmations de réunion

1. Ouvrir Rappels → connecter Calendrier Google
2. Configurer le timing (premier délai, deuxième délai, délai d'attente)
3. Cliquer "Synchroniser maintenant" pour récupérer les réunions à venir
4. Les rappels sont envoyés automatiquement au timing configuré
5. Surveiller le statut: en attente → premier_envoyé → deuxième_envoyé → confirmé

Capture rapide de tâche

1. Appuyer sur ⌘K n'importe où
2. Taper "Suivre avec le client au sujet de la proposition"
3. Appuyer sur Entrée → tâche créée instantanément
4. Vérifier "Captures récentes" pour confirmation